【IT专家网独家】在法庭案件- Omega Patents v. Fortin Auto Radio中，无论是原告还是法官都不满被告的电子搜索产品的容量，该容量仅仅只包括少量一些文件，而且在数以万计的邮件往来中只保存了5封邮件。被告随后搜索和审查了17000多封电子邮件，其中有2000封邮件被用于原告审查。法庭不满足于长期的拖延，裁定认为，被告并没有证明随后搜索所产生的不必要的负担和开销。法庭对被告作出了经济制裁。
从大量的原始数据源中进行手动筛选会严重地延误搜索，而且会存在搜索结果不准确的风险。太多的组织依然依靠基于纸张的处理过程，在这个过程当中，审评者需要打印、标记及传递文件。但是，考虑到需要审查的数据量急剧增长，而与之对应的搜索时间越来越少，公司需要电子搜索工具来进行最初的分析、重复数据删除，并且向审评人员展现搜索结果，为他们提供一个合理的、具备优先次序排列的清单。
不管是对首次各方会晤商谈(也即碰面商谈meet-and-confer)之后所展开的电子搜索，还是在重要的早期个案评估(ECA)阶段，情况都是如此。从传统意义上来看，ECA在民事诉讼中都是相当重要的，因为它帮助律师界定一个早期策略的好坏。但是大量的数据存储和紧缩的时间框架迫使公司在案件审查初期投入大量的律师资源，从而导致高成本和不可协调的初期审查。如果律师们在案件进展到meet-and-confer阶段之前能够审查可管理、可搜索到的电子存储信息(ESI)数据集，那么，他们就可以提供一个合理的诉讼解决计划。
由于收集到的数据集规模相当庞大，电子搜索工具必须具备压缩这一数据群体容量的功能。这包括利用重复数据删除技术来降减数据结果集，并且对余留的数据进行优先性和相关性的分析。只有那时候，律师们才能够从大量的潜在信息中开展有意义的审查和执行。一个常见的例子就是，电子搜索分析和审查工具能够对大量的电子邮件存储进行重复数据删除，然后从复杂的、千头万绪犹如蜘蛛网般的电子邮件中理出线索，清晰地展现给审查者。因为搜索小组的工作是审查及进一步精确结果集，很多的电子搜索工具能够提供可供替代的数据资料，这些资料通常是相关的提取片段或是原始的文件。即便是面临大量的数据，提取片段也可以协助搜索小组核实资料的相关性。作为律师审查，他们可以添加元数据标记，并且修正网上的搜索结果，从而在大型团队中进行协同工作。
要说服法律部门购买电子搜索工具集，分析和审查是一个非常受欢迎的切入点，这里存在的竞争非常激烈。以下仅举几个例子，包括Clearwell Systems 公司、 Kazeon 公司、CaseCentral公司和StoredIQ公司，而且还有很多其它公司，从专门生产对口销路产品的公司到像ONSITE3这样提供大型咨询和技术平台的公司。
自动审查过程也应该是一个漫长的过程，从而保护文件的安全。并非所有法律部门的工作人员都需要(或应该)访问所有可获得的数据。由于自动审查过程需要自动化大量的初始审查工作，因此，电子搜索应用程序要能够将机密文件限定于基于角色的审查者，而不会使他们获得超负荷的数据信息。
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